Outsourcing - Definizione, cos’è e come funziona

Quando si parla di “outsourcing” allora si rientra nel campo aziendale e per la precisione il termine si riferisce al fatto di affidare un incarico relativo a una determinata attività oppure ad una o più fasi di quest’ultima, ad un fornitore esterno all’azienda.
Questo meccanismo permette di ridurre di parecchio le spese che si dovrebbero fronteggiare qualora non si scegliesse di chiamare in causa degli esterni.
La pratica in questione si è diffusa sempre di più negli ultimi anni, fino a diventare ormai molto comune tra le aziende, sia quelle di piccole e medie dimensioni, sia quelle più famose e grandi. La maggior parte di queste scelgono questa strategia particolare per acquistare alcuni servizi senza però spendere cifre elevate. Oltre a questo, tale meccanismo permette loro di concentrarsi in misura maggiore su altri progetti. I vantaggi di questa pratica però sono numerosi e in più, se si capisce al meglio come funziona, si può avere un elevato successo. Di seguito una guida completa a riguardo, che illustra le caratteristiche della procedura, ma anche le varie fasi che si dovrebbero eseguire per metterla in atto.


Outsourcing: di che cosa si tratta esattamente

Outsourcing” è un termine composto da “out” e da “source”, che nella lingua inglese significano rispettivamente “fuori” e “risorsa”. Già la loro traduzione può far intuire che è necessario l’intervento di qualcuno o qualcosa che proviene dall’esterno.
È proprio questo infatti il meccanismo che compone questa strategia, la quale consiste nell’affidare incarichi a fornitori esterni. L’azienda che si avvale di questo metodo potrà risparmiare e quindi ridurre le spese. In più può scegliere se affidare agli esterni sono alcune mansioni oppure anche compiti che riguardano un intero settore o una fase di un incarico, ma anche un intero procedimento aziendale.
Va anche precisato però un elemento fondamentale: i compiti che l’azienda affida al fornitore esterno al team, sono secondari, ovvero sono delle procedure che occorrono all’impresa per continuare a svolgere la sua attività, ma non consistono nella sua mansione principale.
Per fare un esempio di outsourcing, si può citare un’azienda che richiede a un fornitore di occuparsi della logistica e della distribuzione della merce che produce.
In realtà il meccanismo in questione si può affidare a qualsiasi attività lavorativa e in particolare anche alla contabilità, alla gestione di alcune macchine, ai servizi di posta elettronica o informatici, ma anche ad altri campi.
Tra questi, si può citare anche l’ambito del marketing, ma anche la gestione della clientela e i servizi di assistenza a quest’ultima, come ad esempio i call center.
È bene anche specificare però che un’attività imprenditoriale non dovrebbe dipendere in modo eccessivo da questa procedura, in quanto altrimenti rischia di non essere più specializzata in una determinata attività. Va anche chiarito un altro importante elemento: sebbene l’outsourcing sia prevalentemente di tipo “esterno”, ovvero si contatta un fornitore esterno, tuttavia può anche verificarsi l’outsourcing interno.
In questa particolare casistica, si affiderà un incarico a un’azienda che fa parte dello stesso gruppo dell’impresa principale. Per quanto riguarda invece il suo funzionamento, va detto che l’intero processo è regolato da un contratto ben preciso, che indica anche il tipo di attività da svolgere e la durata.
Oltre a questo però può essere opportuno indicare i vari elementi che determinano il funzionamento del meccanismo in questione, in modo da comprendere al meglio come debbano essere svolte le fasi, per avere successo.

Come funziona esattamente: ecco la procedura corretta per avere successo con l’outsourcing

Per avere successo con l’outsourcing occorre procedere per fasi e svolgerle tutte in modo attento. Tra quelle principali vi sono le seguenti:

  • analizzare l’attuale situazione dell’attività aziendale o del processo da affidare ai fornitori esterni
  • riunirsi con tutte le persone che si occupano del progetto e sentire i loro pareri per sviluppare la strategia di outsourcing migliore
  • fare un confronto tra i migliori fornitori esterni
  • selezionare un fornitore esterno che sia affidabile
  • elaborare un calendario con tutte le scadenze e le tappe da seguire

Per quanto riguarda il primo punto indicato, proprio da questo è possibile avere un quadro completo delle varie fasi del progetto da affidare. In più si potrà valutare con attenzione quali possano essere i dettagli che permetteranno di organizzare un ottimo meccanismo di outsourcing.
Per l’accordo con il personale interno invece si può affermare che anche questa fase sia molto importante, perché tutti i soggetti che si sono occupati di quell’attività fino a quel momento, ne conoscono tutti i dettagli. Proprio per questo, loro potranno aiutare a definire tutti gli elementi utili per provvedere a una strategia ottimale.
Attenzione poi al confronto con i fornitori, in quanto si tratta di una fase che deve essere organizzata nei minimi dettagli. Se infatti venisse scelto il fornitore sbagliato, questo potrebbe essere un problema per l’azienda.
Nel passo successivo si dovrà poi scegliere in modo ufficiale l’incaricato e firmare con quest’ultimo un contratto. In questa fase è di fondamentale importanza aver fornito anche una tabella di marcia, ovvero il progetto delineato in tutti i dettagli, in modo che poi il fornitore esterno potrà seguirlo.  Oltre a questo è bene anche conoscere quali sono gli errori da evitare nel momento in cui si applica la strategia in questione.

Gli errori da non commettere con la strategia di outsourcing

Non è semplice mettere in atto la strategia in questione e in più gli errori possono essere molto frequenti. Proprio per evitare di incorrere in rischi, è opportuno conoscerli. In questo modo si avrà anche più probabilità di avere successo. Tra gli errori più comuni si possono elencare i seguenti:

  • scelta erronea del fornitore
  •  strategia di outsourcing arbitraria 
  •  accordi non precisi
  •  contratti non regolari o non precisi

Il primo punto è quello più grave, in quanto se si sbaglia il fornitore, non si avrà successo con la procedura e quindi l’incarico sarà fallimentare. Proprio per questo, si consiglia di scegliere con attenzione e soprattutto di realizzare una selezione molto precisa. Non si deve scegliere un partner a caso, ma il migliore, quello che può garantire di svolgere al meglio l’incarico assegnato.
Il secondo punto invece riguarda il fatto di non effettuare un’attenta analisi dell’incarico, prima di affidarlo a qualcuno di esterno. In effetti, come accennato già precedentemente, non si deve esagerare con la strategia in questione e in più prima di affidare incarichi, si deve procedere con un’analisi di questi ultimi che sia attenta e adeguata.
In più si dovrebbe evitare di pensare solo alla questione economica: ricorrere all’outsourcing sicuramente permette di risparmiare, anche se il rischio è che se si esagera, l’attività non avrà i risultati sperati.
Anche gli accordi non precisi però possono arrecare numerosi danni, in quanto non solo portano ad uno status di insoddisfazione, ma non garantiscono i risultati sperati. Stesso concetto anche per i contratti scadenti. Questi ultimi devono essere il più possibile precisi, in quanto si tratta della documentazione che attesta l’intera procedura.

Le motivazioni per cui può essere utile servirsi dell’outsourcing

Tra le motivazioni principali per cui può essere utile ricorrere al meccanismo di outsourcing possono esservi le seguenti:

  • rendere più elevato il livello dell’azienda
  •  ottimizzare la manodopera
  •  rendere più rapida la risposta aziendale ai cambiamenti
  •  rendere la qualità aziendale migliore
  •  risparmiare sulle spese
  •  saper ricorrere a conoscenze specifiche se l’azienda non le possiede

Come si può vedere, il primo punto permette di aumentare il livello di efficienza dell’azienda e quindi si possono capire meglio anche quali sono le competenze principali e si può lavorare meglio. Oltre a questo, può migliorare anche la manodopera e quindi questo porterà a un massimo livello di rendimento. Di conseguenza, saranno migliori anche i guadagni.
Da aggiungere a tutto questo poi anche il fatto che l’azienda riuscirà a reagire meglio ai vari cambiamenti e saprà anche provvedere alla sostituzione di personale, qualora non possedesse competenze specifiche.
Si aggiunge poi alla lista di vantaggi dell’outsourcing anche il fatto di risparmiare sui costi. Questo però non basta, anche perché per capire ancora meglio il quadro dell’outsourcing e il suo funzionamento, si possono elencare tutti gli aspetti positivi e quelli negativi.

I vari aspetti positivi e negativi dell’outsourcing

Conoscere i vari aspetti positivi dell’outsourcing e quelli negativi può aiutare a capire bene anche come far funzionare la strategia in questione e in più può essere utile anche per evitare i rischi.
Tra i vantaggi di questo meccanismo vi è sicuramente il fatto di poter ridurre le spese, come già accennato. Oltre a questo però, l’azienda si potrà anche concentrare in misura maggiore sullo svolgimento delle sue attività principali.
Dall’altra parte però, vi è anche vero che non si deve trascurare il rapporto di dipendenza che vi sarà tra l’impresa e il fornitore esterno. Tra gli altri aspetti positivi però vi è anche un certo risparmio di tempo, perché l’azienda potrebbe aver bisogno anche di lunghi periodi per cercare di imparare una determinata procedura di cui solitamente non si occupa. Proprio per questo, può essere conveniente all’outsourcing.
In più ogni volta che un’azienda si affida a questo tipo di strategia, riesce anche a guadagnare dal punto di vista qualitativo. Numerose sue attività infatti possono migliorare sulla loro qualità. Oltre a questo, si può affermare anche che con l’outsourcing si può rendere più veloce il flusso di lavoro e si possono migliorare non solo i propri servizi, ma anche i propri prodotti.
Per quanto riguarda invece gli aspetti negativi, oltre a quello citato del rapporto di dipendenza, si può anche includere il fatto della protezione dei dati. In effetti il fornitore esterno dovrà accedere ad alcune informazioni aziendali, come i dati sensibili. Questo potrebbe essere sconveniente per l’impresa, ma è anche vero che ogni rischio del genere può essere eliminato provvedendo a scegliere un partner affidabile e professionale. Come si è visto, gli aspetti positivi sono di gran lunga più numerosi rispetto a quelli negativi. Tuttavia è molto importante fare attenzione a svolgere bene questa particolare strategia, per evitare errori e per riuscire a ottenere successo.

Scritto da
Giada Fiordaliso.