La lettera formale può essere utile per diverse occasioni, in particolare sia per la cosiddetta “lettera di presentazione” da inviare insieme al curriculum vitae, sia per quella di dimissioni oppure anche per una lettera di comunicazioni formali appunto, da indirizzare ad esempio al proprio datore di lavoro. Il termine “formale” significa che il testo in questione avrà un tono molto elegante, proprio perché il contesto in cui si utilizza non è colloquiale, né familiare. Il registro stilistico quindi presenterà formule di cortesia molto elevate, ma anche una terminologia specifica, che si usa proprio per le occasioni formali. Scriverla non sempre è semplice e per questo di seguito saranno indicati diversi consigli utili, per redigerne una al meglio e senza difficoltà.
Lettera formale: di che cosa si tratta esattamente e le sue caratteristiche principali
La lettera formale è un tipo di testo molto comune all’interno dell’ambito lavorativo, in quanto può trattarsi della lettera di presentazione da inviare insieme al proprio curriculum vitae, ma non solo. Può anche trattarsi della lettera di dimissioni o di qualsiasi altra lettera utile per fare una comunicazione ufficiale, che avviene tra persone che non si conoscono e all’interno di un contesto non familiare e non colloquiale.
Si precisa che tra l’altro le lettere formali si possono anche usare in altri ambiti, non solo in quello del lavoro. Se infatti si deve comunicare con un professore o un medico o un senatore o altre persone che non si conoscono, l’ideale sarebbe usare una lettera del genere.
Attenzione però, perché anche se, come accennato, il linguaggio deve essere ricercato, non si deve rischiare di incorrere in esagerazioni. Questo infatti sarebbe controproducente per il messaggio che si desidera comunicare, in quanto si rischierebbe di usare troppi giri di parole o termini eccessivamente difficili, che alla fine non permetterebbero all’interlocutore di capire il significato di alcune frasi, o peggio, di fraintenderle.
Essere quindi eleganti va bene, usare una terminologia raffinata e complessa anche va bene, ma senza esagerazioni. Si deve infatti usare un apposito registro di cortesia, ma nello stesso tempo occorre anche essere diretti, è questo lo scopo principale. Per capire bene però come scrivere un testo del genere, meglio indicare le varie formule per iniziare il testo in questione, come scrivere la parte centrale e poi quella conclusiva.
La struttura della lettera in questione
Per quanto riguarda la struttura della lettera formale, questa si compone di una parte iniziale, di una centrale e una conclusiva. Per quanto riguarda la prima, ci sono una serie di formule molto comuni da poter usare all’inizio, a seconda del tipo di persona a cui si indirizza il testo. Tra queste vi sono le seguenti:
- Gentile/gentilissima
- Egregia/o Signor/Signora
- Spettabile…
- Dottor/Dottoressa
Ognuno di questi appellativi può andare bene per una determinata occasione. Sebbene le prime due alternative possano essere usate in qualsiasi situazione, attenzione alla terza, perché è da usare solo nel caso il destinatario della lettera sia un ente o un’azienda. Nel quarto caso invece i due termini indicati servono per rivolgersi a persone laureate. Se però si deve scrivere a un medico, allora meglio usare l’abbreviazione “Dr.”.
Nel caso di un datore di lavoro, è possibile usare sia la prima opzione, la seconda, ma anche la quarta.
Subito dopo aver usato la formula di cortesia adeguata per l’inizio, occorre introdurre anche il discorso, o meglio, la tematica principale che farà capire al destinatario anche il motivo per cui gli viene inviata quella lettera.
Per fare degli esempi, si possono usare le seguenti formule:
- come anticipato telefonicamente
- come da accordo
- come...
- con la presente per comunicarle che…/con la presente si comunica che
- riguardo la vostra/sua richiesta
- come da sua/vostra richiesta
- le scrivo per comunicarle che…
Nella parte centrale occorrerà quindi spiegare la comunicazione che si intende dare ed esporre il messaggio cercando di mantenere un tono sempre formale, ma nello stesso tempo anche diretto.
Per quanto riguarda la fase conclusiva invece si possono usare altre formule di cortesia. Tra queste, ecco quelle principali:
- ne approfitto per porgervi i miei più cordiali saluti
- cordialmente
- Vi ringrazio anticipatamente per la risposta e vi saluto cordialmente
- Vi ringrazio per l’attenzione, cordiali saluti
- In attesa di un suo cortese riscontro, le porgo i miei più cordiali saluti
Come si è visto, sia la parte iniziale, sia quella conclusiva presentano delle formule ben precise tra le quali scegliere per introdurre il discorso o terminarlo. La parte più difficile potrebbe essere proprio quella centrale, soprattutto per chi si trova a scrivere la lettera formale per la prima volta, magari proprio al datore di lavoro, per chiedergli informazioni importanti o magari per presentare la propria candidatura spontanea, insieme al curriculum vitae.
In qualsiasi caso, per scrivere bene la parte centrale occorre concentrarsi sul tono giusto da usare. Per questo, è bene approfondire il discorso riguardo il registro stilistico corretto.
Il linguaggio giusto da usare e i dettagli a riguardo
Il linguaggio giusto da usare per la lettera formale è, come già accennato, molto elegante, ma non eccessivo. Questo significa che non si deve rischiare di cadere in frasi troppo incastrate tra di loro e ricche di giri di parole o di perifrasi. L’ideale sarebbe usare delle formule impersonali per tutto il testo e poi dare sempre del “lei” o del “voi”, se il riferimento è per un team aziendale o un ente.
Il tono deve essere raffinato, mentre il messaggio diretto. Non occorre infatti dilungarsi in modo eccessivo sui concetti o su una determinata frase, o si rischia anche di perdere tempo inutilmente, nel redigere la lettera.
Tra l’altro un altro rischio consiste nel ripetere determinati punti troppe volte, diventando appunto ripetitivi e questo è inutile. Un altro consiglio è quello di rileggere attentamente la lettera e fare attenzione anche alla presenza della firma, che non deve mai mancare.
Il testo in questione è molto comune, proprio perché è la tipica lettera che si usa sia tramite mail, sia in formato cartaceo, per comunicare con persone con cui non si ha un rapporto confidenziale o con cui è necessario mantenere una certa formalità, come ad esempio con il proprio datore di lavoro. Proprio per questo è molto importante imparare a scriverne una in modo corretto. Seguendo i consigli indicati è possibile prendere dimestichezza con questo tipo di scritto ed elaborare una lettera formale corretta.
Scritto da Giada Fiordaliso.